L’un des rituels individuels de management est l’entretien annuel d’évaluation (EAE), également appelé entretien individuel de progrès (EIP). Vous savez, c’est cet entretien que le manager réalise fin décembre ou début janvier, pour faire le point sur les compétences mises en oeuvre sur l’année écoulée, l’atteinte des objectifs, les difficultés rencontrées et les réussites.
Mais ce n’est pas juste un exercice pour faire le comptage des (bons) points… 😄 C’est d’abord un moment privilégié pour écouter son collaborateur, et développer sa motivation sur le long terme.
Alors pour vous aider à mener cet entretien avec sérénité, je vous livre mes conseils !
Bien préparer l'échange
Vous allez me dire, Valérie c’est évident qu’un entretien ça se prépare ! Oui, mais qu’est-ce qu’on prépare au juste ?
La première chose est d’avoir un support d’entretien, et de le remettre à chaque collaborateur au moins 2 semaines avant l’échange. Le but est de lui laisser le temps de préparer ce qu’il a à dire, et de faire son auto-évaluation quant à ses réalisations de l’année, mais aussi sur ce qui l’a aidé ou ce qui au contraire, a été une difficulté.
Le créneau pour réaliser ces entretiens est aussi très important : il faut s’assurer que vous serez tous les deux disponibles et prêts à l’échange. Donc il vaut mieux éviter la fin de journée par exemple, juste avant le départ, car vous risquez de ne pas avoir toute l’attention de la personne.
Enfin, ce qu’il est important, mais alors, vraiment important de préparer, ce sont les exemples, les faits, les éléments concrets qui vont vous permettre de dresser le bilan de ce qui s’est passé durant toute l’année.
Je m’explique : beaucoup de managers n’ont gardé en mémoire que les événements récents permettant de souligner un effort/réussite du collaborateur ou au contraire un axe d’amélioration. Or le bilan porte sur toute l’année. Votre interlocuteur risque donc de trouver votre évaluation incomplète, voire injuste si elle ne concerne que les 2-3 deniers mois. Il arrive aussi que le manager donne son avis sur les axes d’amélioration, mais sans donner d’exemple précis. Le collaborateur se sent alors jugé sans réel fondement.
Prenez donc l’habitude de noter tout au long de l’année, lors de vos points individuels de suivi, des faits marquants (positifs ou non) de façon à avoir des exemples factuels et concrets tout au long de l’année.
L’évaluation des compétences (savoir-faire et savoir-être) de la personne, doit être objective et constructive. Votre préparation vous permet d’identifier les leviers de progression, les possibilités d’évolution… et d’échanger avec votre collaborateur pendant l’entretien. Si vous avez préparé ces éléments avant, vous serez pleinement présent et concentré sur l’échange au moment de l’entretien, plutot que de chercher des « preuves » de ce que vous voulez lui faire passer comme message.
Commencez par écouter
Cet entretien doit être un échange ! Si vous commencez à faire le bilan et à évaluer votre collaborateur, vous prenez le risque qu’il se renferme, ou qu’il acquiesce sans exprimer son avis. Le but de cet échange est de permettre à vos collaborateurs de mieux comprendre ce que vous attendez d’eux, mais aussi d’exprimer ce qui leur plait dans leur poste, ainsi que les difficultés qu’ils rencontrent.
Sur ce dernier point, il est important de noter que les difficultés peuvent venir d’un manque de moyens, d’un manque de visibilité sur ce qui est attendu, d’un problème relationnel avec les collègues, mais aussi de problèmes relationnels avec vous ! Oui, je sais, ce n’est pas la partie la plus plaisante, mais en tant que leader, on doit savoir se remettre en question et entendre les retours de son équipe sur ce qui ne va pas dans la relation.
Je vous donne un exemple : la première année où j’ai mené des EAE avec mon équipe, j’ai eu un retour auquel je ne m’attendais pas, mais alors pas du tout… et qui m’a obligé à me remettre en question. L’une de mes collaboratrices m’a dit qu’elle avait l’impression que je n’étais jamais satisfaite du travail qu’elle faisait. Alors qu’au contraire, je trouvais qu’elle faisait un super boulot et je la félicitais régulièrement. Seulement, ma façon de féliciter était très maladroite, genre : « c’est super. Et sinon, t’as pensé à faire….. » 😱.
Donc je me suis remise en question, et j’ai appris à porter plus d’attention à la façon de formuler les feedbacks positifs !
Cet échange a créé plus de proximité et de respect mutuel entre nous : elle savait qu’elle pouvait me parler et que je l’écoutais sincèrement, donc forcément, le niveau de motivation a été meilleur.
