Depuis quelques années, les entreprises ont adapté leurs modes de travail pour apporter de la flexibilité permettant un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. La pratique du travail à distance s’est développée progressivement. Mais les périodes de confinement successives ont encore accéléré le mouvement. Cela entraine des changements importants dans la façon de manager son équipe à distance, et peut représenter un véritable challenge pour les dirigeants ou les managers intermédiaires.
Dans un précédent article, je vous ai donné des conseils pour vous aider à optimiser votre temps en télétravail. Je vous avais également proposé un guide des bonnes pratiques du management à distance.
Aujourd’hui, je vous partage 10 outils incontournables à utiliser pour piloter votre équipe à distance, et je les ai par thème : les outils pour bien communiquer, ceux pour collaborer et partager de l’information, ceux pour garder une organisation optimale, et enfin 7 méthodes d’animation de vos points d’équipe à distance.
Avant de mettre en place de nouveaux dispositifs, il est essentiel de définir les règles de fonctionnement avec votre équipe, pour que celle-ci s’approprie plus facilement ces outils et méthodes. En effet, ils doivent être au service de vos objectifs de communication (et pas l’inverse) et donner lieu à des moments de management constructifs et agréables. Alors c’est parti pour le tour d’horizon des outils.
4 outils pour communiquer
J’entends beaucoup de managers me dire qu’ils se sentent submergés par les visio ! Et en effet, cet outil a été très largement utilisé pour permettre de garder le contact visuel avec les personnes en télétravail.
Mais il faut veiller à l’utiliser à bon escient. En effet, la visioconférence permet d’avoir un lien interactif, de se voir pour échanger, pour connecter et re-créer de la convivialité, que ce soit pour des réunions d’équipe ou des entretiens en one to one.
Mais de même qu’avant les périodes de télétravail on pouvait communiquer par d’autres canaux, il faut s’assurer de n’utiliser la visio que lorsque l’objectif est réellement celui défini ci-dessus.
Et là vous avez le choix d’outils de visioconférence comme Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout, Webex…. Le choix est vaste et les plateformes ont évolué pour apporter des fonctionnalités et une confidentialité au top.
Maintenant si vous avez besoin d’échanger de manière rapide et/ou des actions urgentes, préférez le téléphone.
Pour vos communications informelles, vous pouvez utiliser les outils de messagerie instantanée ou tchat (par exemple Slack ou WhatsApp).
Si vous devez échanger pour donner des informations non urgentes, le mail est une solution tout à fait adaptée.
Donc il est important de veiller à utiliser le bon canal de communication en fonction de votre objectif pour éviter de submerger votre équipe de visio qui s’enchainent sans laisser le temps de souffler !!
(et un dernier outil bonus pour la route 😉 : si vous souhaitez travailler les aspects de la communication de manière globale, n’hésitez pas à télécharger mon guide gratuit avec mes 8 meilleures stratégies. )
4 outils collaboratifs de partage d'information
Votre équipe est éparpillée et a besoin d’avoir un cadre clair pour trouver les informations, transmettre des fichiers, échanger des données, savoir quand un collègue est disponible pour faire un point, etc.
Pour cela vous pouvez utiliser un système d’agenda partagé pour planifier des temps d’échange, anticiper et surtout veiller à respecter l’organisation de chacun.
Pour les partages de documents, il est nécessaire d’utiliser des outils de stockage de fichier et de clouding pour enregistrer les dernières versions d’un dossier commun. Google Drive ou Dropbox sont par exemple de très bonnes solutions. Teams permet également d’échanger des supports en lien avec un point programmé en visio.
Si vous travaillez en mode projet, ou simplement pour faciliter le suivi des dossiers, des outils comme Trello ou Asana sont très pratiques.
Enfin pour envoyer des fichier volumineux qui ne passent pas par mail, Wetransfer est une solution idéale !
2 outils pour optimiser son organisation
Il est parfois difficile de déconnecter lorsqu’on est en télétravail, et cela devient un véritable fléau, que ce soit pour les équipes comme pour les managers.
Je vous conseille un outil très pratique (et révélateur) pour mesurer le temps que vous passez sur vos taches : il s’agit de Toggl. A chaque début de tâche, vous lancez le compteur de temps, et vous l’arrêtez dès que vous terminez, ou que vous êtes interrompu. A la fin de la journée, vous avez une idée précise du temps que vous passez sur vos différentes missions. Je vous recommande de l’utiliser au moins sur une ou deux semaines complètes pour que cela soit révélateur.
Vous pourrez ensuite décider de revisiter votre organisation en utilisant des blocs de temps par exemple (j’en parle dans une vidéo pour apprendre à déconnecter)
Si vous avez besoin de rester concentrée et de garder le cap sur une tâche sans pour autant y passer la journée, je vous recommande la technique pomodoro. Cette technique de gestion du temps vous permet de délimiter des périodes de travail (25 minutes) et de pause (5 minutes). Idéal pour rester focus et développer son efficacité, tout en gardant des temps de véritables pauses ! Vous pouvez installer un timer pomodoro qui vous indiquera la fin des périodes définies.
7 méthodes d'animation de vos points d'équipe
L’animation des points ou réunions à distance demande beaucoup d’énergie pour garder les participants actifs et assurer de l’efficacité dans les échanges.
Voici 7 idées dans lesquelles vous pouvez piocher pour animer de manière parfois plus ludique vos réunions avec votre team :
- Morning session (Météo et enjeux journée)
- Café/apéro en visio pour prendre des nouvelles et parler de sujets plus perso
- Utiliser des salles de pause virtuelle
- Visite du lieu de travail à distance
- 15mn avec… : réunion avec un membre d’une autre équipe ou de quelqu’un d’extérieur pour parler d’un projet spécifique
- Moments de célébration : même les petites victoires peuvent être fêtées pour développer l’esprit d’équipe et une énergie positive
- Gratitude Bucket : chacun à tour de rôle, remercie un autre membre de l’équipe pour une aide, un échange, un partage. Cela développe les relations et permet de renforcer les liens.
Comme vos collaborateurs, vous avez le droit de ne pas être à l’aise avec certaines de ces méthodes. Pas de problème, c’est à vous de proposer « le menu » et d’apprendre avec eux. L’important est d’échanger en équipe pour que ces méthodes correspondent à leurs attentes.
Alors vous voilà équipées avec de nouvelles idées, je l’espère, pour développer la cohésion de votre équipe à distance et préserver le bien-être de chacun. 😉.
